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Gestión de empresa

Artículos e información de interés para las empresas

Tiempo de lectura:
03:07 min.
04/May/2012
Emprendedor Sublime

Los errores más frecuentes en gestión documental.

Que errores debe evitar la empresa en la gestion de sus documentos.

Es un grave error para quien maneja datos y documentos no estudiar y planificar bien el aspecto de la gestión documental, ya que esto permitirá que la gestión de documentos sea más efectiva.
Es necesario tener en cuenta el sistema de gestión de documentos a utilizar, las herramientas con que se cuenta, las características de los documentos, dónde se van a almacenar, tener en cuenta los aspectos de la recuperación de los documentos, etc.
Uno de los principales errores de la gestión de documentos es no contar con una política de seguridad para la gestión de los datos confidenciales o con necesidad de protección, lo que hace que pueda producirse el robo o acceso a donde se encuentran los documentos o puedan caer en algún virus o software espía.
Proteger la zona donde se van a poner los documentos, especialmente si son en papal teniéndolos en un lugar de no fácil acceso y bajo llave, algo que sorprendentemente no se realiza en muchas empresas, también los documentos informatizados deben ser protegidos ante cualquier acceso no deseado.
No informar a empleados, clientes o proveedores de la empresa en la cesión de datos a otras empresas o particulares, siendo utilizados por fines distintos a los que se facilitaron los datos, no informar a los empleados sobre las normas de la gestión de documentos también es un grave error.
Los documentos no se destruyen con maquinas específicas, en ocasiones hasta se tiran a la basura con el riesgo de acceso por parte de otras personas que puede tener. Las máquinas destructoras están preparadas para que no se tenga acceso a la información de los documentos.
Mantener documentos que ya no se encuentran vigentes ni son útiles, lo que hace que el espacio de almacenamiento sea mayor o no se puedan almacenar documentos que sí son necesarios en la actualidad, esto puede pasar en un espacio físico, en un disco duro o en unidades de almacenamiento para copias de seguridad.
El almacenamiento de la documentación es un coste para las empresas que no se tiene en cuenta pero sin embargo muy importante, por eso es necesario tener en cuenta los documentos que no se necesitan para que sean destruidos, hay que tener en cuenta que el coste del local está utilizándose para almacenamiento.
Se pierde mucho tiempo en la localización y recuperación de documentos, algo que podría ahorrarse teniendo sólo lo necesario y bien ordenado.
No tener a mano documentos de mayor uso; no saber almacenar bien los documentos teniendo en cuenta las necesidades de acceso a ellas, esto hace pérdidas de tiempo en su búsqueda e incluso extravíos.
Conservar documentos duplicados, creando una mayor cantidad de papel y ficheros innecesarios, esto suele pasar cuando otras personas o departamentos realizan copias del original.
La falta de mecanismos de planeación, control y seguimiento de los procesos y procedimientos del archivo de los documentos también puede derivar en varios errores en la gestión documental.
No contar con los medios a disposición para la gestión documental, existen software de gestión documental, archivos para los documentos y muchas más cosas que facilitan la tarea de la gestión de documentos.
No elegir el mejor sistema de gestión documental, no tener en cuenta las características concretas de los documentos para hacer bien esta selección, no querer adaptarse a los cambios y acceder a las nuevas facilidades se puede convertir en un gran problema cuando de lo que se trata es de una buena eficiencia en la gestión documental.
Los errores de gestión documental pueden suponer pérdidas de tiempo, pérdidas de dinero, extravíos de documentos que dejen a la empresa en una situación delicada, por eso es tan importante cuidar la gestión documental como cualquier otro aspecto clave de la empresa.
Fecha
04/May/2012
Etiquetas
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