Consejos para una buena atención al cliente por email

Hay que preparar muy bien a las personas que van a realizar estas tareas y puedan ofrecer una buena atención a los clientes.

La sección faq: Se ahorran consultas innecesarias, quedan patentes en esta página las preguntas más frecuentes y el equipo de atención al cliente podrá atender las preguntas más complejas.
Horario de atención al cliente y la fecha límite de respuesta: De este modo las personas no estarán esperando una respuesta que piensan que les llegará en minutos.
Se puede enviar una autorespuesta indicando que su consulta ha sido recibida y se contestará a la mayor brevedad.
Preparar un guión: Para las respuestas a las preguntas más comunes, teniendo cuidado ya que las respuestas han de ser personalizadas a una persona y no parecer que es una misma respuesta para todos los clientes.
Dar respuestas claras y concisas a los clientes: Utilizar un lenguaje demasiado técnico puede hacer que el cliente no sepa qué le están respondiendo y puede que el cliente se pierda si el mensaje es largo.
Utilizar el nombre del cliente: Utilizarlo sobre todo en el saludo y en parte del mensaje, puede ayudar a personalizar mucho más el mensaje.
Responder cuanto antes a los mensajes: Si una persona se dedica sólo a esta función ha de consultar el email frecuentemente, pero si se dedica a otras funciones ha de asignar unos horarios para consultar y contestar emails .
El personal de atención al cliente debe conocer todos los detalles que le son relevantes: Debe tener acceso a toda la información de los detalles que brindan a los clientes que consultan.
Se debe saber manejar a clientes descontentos: Ofreciéndole la mejor atención y con la mayor cordialidad se debe agradecer su consulta y brindarle soluciones.

Al finalizar el email se debe tener una despedida agradable, agradeciendo su consulta.
Mandar una encuesta de satisfacción, puede ayudar para que el cliente pueda mostrar su experiencia con la atención al cliente, y también para saber en qué se debe mejorar.

Fuente de imagen: www.mcbravos.mx