¿Cómo hacer un inventario?

Con la realización del inventario se busca comparar las cifras que tenemos según los libros con las existencias reales que hay en el almacén, calculando su valor y la calidad de las mismas.

¿Cuándo hacerlo?
-Realizar inventario al menos una vez al año, muchas empresas suelen aprovechar el final del ejercicio económico para hacer recuento de sus activos.
-La empresa debe efectuar una interrupción de sus actividades de almacenamiento, paralizando las entradas y salidas mientras dure el recuento.
-Si no quieres detener tu empresa, tienes la posibilidad de hacer un inventario cada semana o mes y cuando finalice el año habrá hecho ya el recuento total.

Clasificación por activos.
Recuerda que en un inventario incluyen todos los activos y se realizará una división entre lo que llamamos partidas de activo circulante (existencias del almacén) y las de activo fijo (maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, etc).
Los bienes consumibles como por ejemplo papel, bolígrafos, papeleras, etc. que son necesarios para la actividad pero de menor valor, también se deben sumar en el circulante.
Se debe fijar un límite de precio (con relación a su valor por unidad) y en función de éste se incluyen en una u otra partida.

El inventario, paso a paso.
No olvides que un inventario es un sistema de control y, cuanto más preciso sea, mejor; lo primero es verificar la ubicación de los artículos, asignar a tus activos unos códigos de ubicación y de producto te servirá tanto para identificar cada uno como su emplazamiento en el almacén.
Se trata de elaborar una bases de datos, con las herramientas necesarias, para lo cual debería bastarte con los programas informáticos por ejemplo hojas de inventario en Excel.
Según vayas haciendo el recuento producto a producto y referencia a referencia, y sepas el número de unidades que tienes de cada cosa, es importante que introduzcas esa cifra en una aplicación informática, te permitirá comparar el dato con el que figura en tus archivos de control.
Si hay diferencias en los números, estaremos ante una desviación, ya sea negativa o positiva (que falten o sobren productos).
Si concluido este recuento resulta que tus existencias no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoración de esa desviación o desajuste para proceder a su regularización; cuando realizas el recuento del inventario, estás obteniendo también los datos para tu inventario contable, y la regularización.

Márgenes de maniobra.
Siguiendo la llamada clasificación ABC las empresas suelen considerar admisible una desviación distinta dependiendo del tipo de producto.
Los artículos de clase A que son los más valiosos para tu negocio, la desviación debería ser de cero; en la clase B se toleraría una máxima del +/-1%, mientras que en los productos de clase C se admite un margen máximo de hasta dos puntos porcentuales.
Si los desajustes son graves, puedes hacer un análisis histórico de los movimientos de entrada y salida, en busca de posibles fallos en los registros.